الهيكل التنظيمي:
المدير
وهو يرأس المجلس العلمي وهيئة التدريس.
(وقد تعاقب على هذه الوظيفة عدد من الأكاديميين المرموقين).
ويشغل هذا المنصب الآن الأستاذ الدكتور علي عبدالله أحمد النعيم وقد عمل من قبل مديراً لجامعة وادي النيل، ونائباً لمدير جامعة النيلين، ووكيلاً لجامعة الجزيرة).
المجلس العلمي :
ويتكون المجلس العلمي من الأساتذة المتفرغين بالمعهد إضافة إلى الأساتذة المتعاونين كما يستعين ببعض الأساتذة الاختصاصيين من خارجه، ويختص المجلس العلمي بالآتي :
- النظر في وسائل التخطيط والتنظيم العلمي.
- تخطيط البرامج الدراسية.
- إقرار المناهج والأنشطة العلمية والعمل على تطويرها.
- وضع النظم واللوائح العلمية.
- اعتماد نتائج الامتحانات.
- منح الدرجات العلمية.
- إقرار سياسة البحوث والنشر.
المشرف الأكاديمي:
يشغل هذه الوظيفة حالياً أ.د حمد النيل محمد الحسن إبراهيم، وتقع على عاتقه المسؤولية الأكاديمية وذلك بالإشراف على البرامج والأساتذة واقتراح اللوائح.
قسم الشؤون العلمية :
تختص بأمانة المجلس العلمي وتتولى تنفيذ قراراته. وحفظ السجلات العلمية للمعهد واستخراج الدرجات العلمية ومتابعة إجراءات القبول وتوزيع المنح ووضع جداول المحاضرات. وتتولى تنظيم أعمال الامتحانات، ومتابعة الحضور والغياب و تنفيذ إجراءات ندب الأساتذة، بالإضافة إلى الإشراف على قيد الدارسين واستقبال الطلاب الجدد، يشرف على الداخليات، برامج زيارات الدارسين، القيام بفتح ملفات الدارسين وإصدار بطاقة الدارس، الإشراف على قاعات الدرس وتهيئتها، تسجيل الطلاب الوافدين لدى سلطات الجوازات والهجرة والإشراف على النشاط الثقافي والاجتماعي.
وحدة تقانة المعلومات:
تشمل مهام وحدة تقانة المعلومات ما يلي:
(أ) الشبكة المحلية وشبكة الهاتف : تقوم الوحدة بتطوير وصيانة شبكتي الهاتف والحاسوب وتدريب الموظفين على استخدام برامج الحاسب الآلي المستحدثة، بالإضافة لتقديم الدعم الفني.
وحدة تقانة المعلومات:
تشمل مهام وحدة تقانة المعلومات ما يلي:
(ب) الموقع الإلكتروني على الشبكة: الإشراف التام على الموقع الإلكتروني ومحتواه الرقمي، ومتابعة برنامج إدارة شؤون الطلاب على الشبكة، والعمل على توفير قاعدة بيانات وافية للمكتبة.
وحدة تقانة المعلومات:
تشمل مهام وحدة تقانة المعلومات ما يلي:
(ج) الوسائل وتكنولوجيا التعليم، وتشمل:
1. الأجهزة التعليمية التربوية وتشمل الأجهزة السمعية والبصرية والسمعية البصرية والدوائر التلفزيونية والتصوير التلفزيوني، والسبورات الذكية.
2. أجهزة التكبير وكاميرات التصوير الفوتوغرافي والوسائل والمواد المساعدة في هذا الجانب.
3. معمل الحاسوب: ويضم المعمل في الوقت الحالي عدداً مقدراً من أجهزة الحاسوب الحديثة، والتي تعنى بتعليم استخدام الحاسوب وتوظيفه في تدريس اللغة العربية، وإعداد برامج تدريس اللغة العربية لغير الناطقين بها.
4. مصادر التعلم: ويضم مقصورات التعلم المزودة بالتمديدات الكهربائية اللازمة لتشغيل الأجهزة والمعدات المساعدة على نظام التعلم الفردي (Individualized Learning).
(د) استحداث نظام التعليم الإلكتروني، وتطوير نظم التعليم.
• الشؤون المالية والإدارية:
الشؤون المالية
تتولى تنفيذ الميزانية، تقوم بتحصيل إيرادات المعهد وأمواله المختلفة، وتوفير احتياجاته من السلع والخدمات ـ وصرف المرتبات والمكافآت والمنح ـ ومسك ملفات العاملين.
الشؤون الإدارية
تقوم بحفظ المكاتبات ومتابعة القرارات الإدارية، وتتابع حضور وانصراف العاملين، وتشرف على أعمال الطباعة، ومسئولة عن أعمال البريد، والرقن والتصوير.
الخدمات والمخازن
يتولى مراقبة وتأمين مخازن المعهد، يشرف على العمال، ينظم أعمال الحراسة، ويشرف على وسائل النقل، يشرف على صيانة مباني المعهد، يشارك في لجان إجراءات البيع والشراء، يتولى مسك سجلات الأصناف الواردة والمنصرف منها وتنظيم عملية الصرف.
المكتبة:
تأسست مكتبة معهد الخرطوم الدولي للغة العربية مع إنشاء المعهد في عام 1974م. وتدعم المكتبة رسالة المعهد المتمثلة في نشر اللغة العربية، وإعداد معلميها. وتقوم المكتبة بتوفير المواد العلمية والخدمـات لتحقيق هذا الهدف.
تضم المكتبة حوالي خمسة وعشرين ألف كتاب، تشمل اللغة العربية وآدابها مع اهتمام خاص بالعربية للناطقين بغيرها، كما تشمل مواد: التربية وعلم النفس، الدراسات الإسلامية، والحضارة العربية الإسلامية.
تتبع المكتبة نظام الأرفف المفتوحة، وقد اعتمد للتصنيف نظام ديوي العشري النسخة 21، وفي الفهرسة، قواعد الفهرسة (الأنجلو ـ أمريكية ) AACR وللمكتبة فهرست آلي. وموقع على الإنترنت يتيح للزوار الاطلاع على عناوين البحوث التي أًجراها الطلاب وعلى المصادر والمراجع المتوافرة.